چالش مشترکی که مدیران پروژه با آن روبرو هستند تصمیم گیری در مورد انتخاب روش مناسب مدیریت پروژه برای اطمینان از مدیریت خوب پروژه از ابتدا تا انتها است. روشی که انتخاب می‌کنید عامل پیوند بین برنامه ریزی و فرایندهای کاری شما است و به شما کمک میکند تا پروژه خود را به موقع تحویل دهید و بودجه خود را به خوبی تنظیم کنید. بنابراین همیشه به دنبال این هستید که کدام روش برای پروژه و سازمان شما مناسب است؟
با وجود بسیاری از روش‌ها، رویکردها و پارادایمهای موجود، انتخاب بهترین روش مدیریت پروژه و همچنین بهترین برنامه آماده مدیریت پروژه آسان نیست. آیا شما به سراغ روش جدیدی می‌روید که بسیار مورد استقبال قرار گرفته است یا روش سنتی را انتخاب می‌کنید که از دهه‌های قبل وجود داشته است؟ برای اینکه بفهمید بهترین روش برای کسب و کار شما کدام است، مهم است که برخی از روش‌های موجود را بشناسید. اگر به تازگی شروع به کار کرده‌اید، در این مقاله به بررسی گزینه‌های پر طرفدار و محبوب مدیریت پروژه ها و نحوه انتخاب آن‌ها خواهیم پرداخت .
5 روش معمول، رویکردها و ابزارهای مدیریت پروژه
در ادامه به بررسی 5 روش، رویکرد و ابزار مدیریت پروژه خواهیم پرداخت.
1. اجایل (چابک):
چابک یکی از شناخته شده ترین روش‌های موجود است. در حقیقت طبق نظرسنجی سالانه مدیریت پروژه AIPM / KPMG در سال 2020، به استثنای پروژه‌های زیر ساختی، استفاده از روش مدیریت پروژه چابک 73 درصد است و سازمان‌ها گزارش می‌دهند که از کاملاً از روش چابک یا ترکیبی از روش‌های چابک و آبشاری استفاده می‌کنند .
اما دقیقاً روش اجایل چیست؟ در حالی که بسیاری از روش‌های دیگر رویکردی خطی را برای برنامه ریزی و اجرای پروژه ارائه می‌دهند، روش چابک (Agile) راه حل انعطاف‌پذیرتر و چند مرحلهای را ارائه می‌دهد. نکته مهمی که باید در مورد چابک به خاطر بسپارید این است که این روش بیشتر یک مجموعه اصول است تا یک روش شناسی. اصول و ارزش‌های چابک که در سال 2001 به دنیا عرضه شد، توسط 17 رهبر حوزه فناوری خلق شده است.
2. آبشاری:
رویکرد معروف دیگر در مدیریت پروژه، رویکرد آبشار است که در واقع با تهیه یک برنامه خوب، موجب جذب مشتریان و ذینفعان در مراحل اولیه کار می‌شود و تعهد به برنامه را به اجرای برنامه را افزایش می‌دهد. در این رویکرد برنامهریزی با تمرکز روی الزامات مشخصی، قبل از شروع اجرای پروژه انجام می‌شود
آبشارهای کاری، تقریباً مانند یک آبشار از مراحل پروژه است که یک مرحله قبل از شروع مرحله بعدی باید تکمیل شود. ذینفعان پروژه از قبل در مورد آنچه ارائه داده می‌شود، توافق می‌کنند که این امر برنامه ریزی و طراحی را بسیار آسان میکند. پیشرفت به راحتی قابل پیگیری است زیرا از ابتدا دامنه کامل پروژه مشخص است.
3. پرینس 2 (PRINCE2)
PRINCE2 مخفف PRojects IN Controlled Environment است و به شما در برنامه ریزی مرحله به مرحله پروژه کمک میکند. PRINCE2 یک روش فرآیند گرا است که فرآیند بسیار روشنی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا هنگام رسیدن به برنامه ریزی و اجرای پروژه خود آن را دنبال کنید. اگر تصمیم دارید از PRINCE2 در برنامهریزی و مدیریت پروژه خود استفاده کنید، باید هفت اصل، هفت موضوع و هفت فرآیند را دنبال کنید.
4. روش مسیر انتقادی
همانطور که از نام این روش پیداست، این روش به شناسایی فعالیت‌های حیاتی میپردازد که برای انتقال پروژه از خط لازم است. این روش معمولاً برای مدل‌سازی و برنامه ریزی فعالیت‌های پروژه در صنایعی مانند ساخت و ساز و معماری، توسعه نرم افزار و مهندسی استفاده می‌شود. شما مانند PRINCE2 فعالیت‌های مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه، زمان لازم برای هر پروژه، وابستگی‌های بین آن‌ها و … را تعیین می‌کنید. با استفاده از این روش شما طولانی‌ترین و کوتاه‌ترین مسیرها را برای تکمیل پروژه پیدا می‌کنید. علاوه بر این می‌توانید میزان تأخیر در فعالیت‌های مختلف را بدون تأثیر بر فعالیت‌های اصلی پیدا کنید.
5. مدیریت ارزش درامد
مدیریت ارزش درآمد (EVM) بر اندازه‌گیری عملکرد پروژه متمرکز است. سپس به شما امکان می‌دهد پیش بینی کنید که چه زمانی پروژه به اتمام می‌رسد و چه مقدار هزینه می‌شود.
این روش یک فرایند سیستماتیک مدیریت پروژه است که برای برجسته کردن تفاوت در کار انجام شده و کار برنامه ریزی شده استفاده می‌شود. EVM برای کنترل هزینه و برنامه و پیش بینی روند انجام پروژه بسیار مفید است. نقطه شروع پروژه بسیار مهم است زیرا به عنوان نقطه مرجعی برای کلیه فعالیت‌های مرتبط با پروژه عمل میکند.
این 5 روش و رویکرد مدیریت پروژه فقط نمونه‌ای از فلسفه‌ها و روش‌های مختلف مدیریت یک پروژه را ارائه می‌دهد. بنابراین شما باید هنگام انجام پروژه خود بهترین روش مدیریت پروژه را پیدا کنید. در اینجا چند نکته وجود دارد که باید هنگام انتخاب هر یک از روش‌ها به خاطر داشته باشید:
- اهداف پروژه خود را بدانید
- متغیرها، وابستگی‌ها و فعالیت‌هایی را که برای پروژه شما بسیار مهم هستند و تأثیر آن‌ها را در دستیابی به اهداف خود تعیین کنید.
- · معیارها و فاکتورهای موفقیت را شناسایی کنید تا روش انتخاب شده بیشترین تأثیر را داشته باشند.
- · در یک لیست کوتاه، به مقایسه روش‌های مدیریت پروژه با توجه ویژگی‌ها و رویکردهای آن‌ها با اهداف، متغیرها و فعالیت‌های اصلی خود بپردازید
- · تیم خود را درگیر فرایند تصمیم گیری کنید. با توجه به آشنایی و تجربه آن‌ها با روش‌های مختلف، با آن‌ها مشورت کنید.
- روش انتخاب شده را اجرا کنید و به آن متعهد باشید. اما مطمئن شوید که عملکرد روش آن را اندازه‌گیری می‌کنید.
یک روند اثبات شده در مدیریت پروژه افزایش بکارگیری از رویکرد ترکیبی برای اجرای روش مدیریت پروژه است. این بدان معنی است که اگر بیش از یکی از روش‌های ذکر شده در بالا برای کسب و کار و تیم خود مفید باشد، می‌توانید ترکیبی از روش‌ها را اجرا کنید. امروزه بیشتر مدیران پروژه به دنبال انعطاف پذیری در روش‌ها هستند، زیرا با تغییرات سریع محیط و فناوریها روبرو هستند.
در پایان ذکر این نکته ضروری است که وقت بگذارید و بهترین روش یا روش‌ها را برای پروژه، تیم و کسب و کار خود پیدا کنید. هنگامی که مسیری را شروع کردید، تغییر مسیر ممکن است دشوار باشد. همواره روندهای مختلف را از نظر تطابق، ارتباطات و عملکرد دنبال کنید زیرا رویکردهای جدیدتر و بهتری در حال ظهور هستند.
