پروژه‌های شما هر چند وقت یکبار طبق برنامه پیش نمی‌روند؟ آیا فکر می‌کنید که چرا پروژه‌های شما با مشکل بودجه، اجرای به موقع، انتظارات غیر واقعی یا شرایط پیش بینی نشده روبرو می‌شوند؟ طبیعی است که ذینفعان بخواهند از طریق تجزیه و تحلیل و طراحی پروژه در اجرای آن عجله کنند؛ زیرا میخواهند تولید محصول نهایی را آغاز کنند تا سریع‌تر در اختیار مشتریان قرار گیرد. آن‌ها تصور می‌کنند در این زمان است که پیشرفت کار به طور ملموس احساس می‌شود. با این حال، در نظر گرفتن چند روز برای برنامه ریزی و مدیریت پروژه به شکل صحیح، می‌تواند چندین هفته در زمان شما صرفه جویی کند. حتی اگر ذینفعان شما از روش طراحی سریع برای فرآیند مدیریت پروژه استفاده می‌کنند، باید در ابتدای پروژه اطمینان حاصل کنید که 7 گروه از عوامل به خوبی تعریف شدهاند.
تصمیم گیری با تأخیر در این زمینه‌ها می‌تواند سرعت پیشرفت را کاهش دهد و باعث تغییرات قابل توجهی در روند اجرای پروژه شود، بنابراین بهتر است قبل از برنامه ریزی برای هر پروژه‌ای به 7 سؤال پاسخ دهید.
نکات ضروری برای مدیریت پروژه توسط متخصصان
متخصصان برای مدیریت پروژه به طور مؤثر باید 7 نکته ضروری را قبل از اجرای آن همواره مورد توجه قرار دهند. در ادامه این مقاله به بررسی هر یک از این نکات خواهیم پرداخت:
1. تعیین دور نمای پروژه:
هدف اصلی از تعیین دورنمای پروژه این است که بفهمید ابتدا چرا می‌خواهید این پروژه را انجام می‌دهید و در پایان چگونه می‌توانید تشخیص دهید که این پروژه موفق بوده است یا خیر.
برای تعیین دورنمای فرآیند مدیریت پروژه باید این سؤالات را پاسخ دهید:
- نام پروژه چیست؟
- هدف تجاری از این پروژه چیست؟
- عوامل مهم موفقیت در این پروژه چیست؟
- آیا این پروژه ادامه پروژه قبلی است؟
- آیا فعالیتهای مرتبط در حال انجام است؟ اگر چنین است، چه کسی آن‌ها را هدایت می‌کند؟
- چگونه تشخیص دهیم که این پروژه موفقیت آمیز است؟
- بودجه موجود چقدر است؟
- تاریخ شروع و پایان پروژه مورد انتظار چیست؟
- چه زمانی لازم است پروژه آغاز شود و چه تاریخی اجرای کار را انجام می‌شود؟
2. میزان تجزیه و تحلیل:
اگر فقط با نگاه تجزیه و تحلیل گونه پیش بروید، ممکن است این کار را اشتباه انجام دهید. اگر تجزیه و تحلیل را به درستی انجام دهید به ارزش تجاری واقعی پروژه پی خواهید برد. هیچ‌کس نمی‌خواهد فقط چند گروه از محصولات را بدون تعیین نیازهای بازار به مشتریان انجام دهد، بنابراین باید کمی بیشتر وقت بگذارید تا مطمئن شوید محصولاتی تحویل داده شده، تغییرات لازم را در کسب و کار ایجاد می‌کنند.
در این بخش چند سؤال برای مدیریت پروژه اثربخش وجود دارد:
- آیا تجزیه و تحلیل نیازها انجام شده است؟
- مخاطبان اولیه و سطح متوسط چه کسانی هستند؟
- این پروژه سعی در رفع کدام یا شکاف‌ها دارند؟
- وضعیت محتوای پروژه چگونه است؟ آیا احتمال دارد تغییر کند؟ آیا اثبات شده است که در از بین بردن شکافهایی که قصد دارید از طریق این پروژه برطرف کنید، مؤثر است؟ آیا می‌توان محتوا را بهبود بخشید؟
- دانش فعلی مشتریان در این زمینه پروژه مورد نظر چیست؟
- چند دوره / ماژول برای پروژه پیش بینی شده است؟
- زمان‌های تخمینی برای هر دوره / ماژول چقدر است؟
- چه کسی ساعت‌های تخمینی را تعیین کرده است؟
3. تعیین نوع فن آوری و ابزار
باید قبل از طراحی و توسعه پروژه، فن آوری و ابزارهای مورد نیاز را تعریف کنید تا اطمینان حاصل شود که همه به صورت یکپارچه تأمین می‌شوند. شما ممکن است بخواهید سؤالات دیگری را بر اساس نیازهای فناوری پروژه خود به این لیست اضافه کنید:
- مشخصات سیستم‌های ارائه محصول به کاربران نهایی چیست؟
- چه ابزار و موادی در دسترس کارکنان است؟
- چه ابزارها و نسخه‌هایی از فناوری در حال حاضر توسط توسعه دهندگان استفاده می‌شود؟
- آیا شرایط انطباق و آزمایش با فناوری و ابزارها جمع آوری شده است؟
- محدودیتهای فناوری پروژه چیست؟
- آیا رابط کاربری طراحی شده است؟
با فناوری مناسب می‌توانید از موفقیت پروژه اطمینان حاصل کنید. فهرست راهنمای نرم افزار مدیریت پروژه را مشخص کنید تا انتخاب صحیحی داشته باشید. در نهایت نرم افزار مورد نظر خود را پیدا کنید
4. تعیین کارکنان
اکنون که درک درستی از پروژه و نیازهای آن پیدا کرده‌اید، باید آماده باشید تا بهترین کارکنان را با توجه استعدادها و مهارتها مورد نیاز خود بکارگیرید. همچنین باید از ابتدای کار علاوه بر تعیین کارکنان اصلی کلیه ذینفعان و کارشناسان مهم پروژه را شناسایی کنید تا از مشکلات مربوط به چرخه نظارت جلوگیری کنید.
این سؤالات را برای شروع فرآیند مدیریت پروژه در نظر بگیرید:
- ذینفعان و SME های اصلی این پروژه چه کسانی هستند؟
- ذینفعان و SME های ثانویه این پروژه چه کسانی هستند و چه زمانی و چگونه مشارکت می‌کنند؟
- چه کسی در تیم توسعه پروژه است و چه نقشی دارد؟
- برنامه جلسات تیم و برقراری ارتباط برای گزارش وضعیت (چه در داخل و چه بین تیم توسعه و ذینفعان) چیست؟
- روش‌های تماس، ساعات کار و تاریخ خروج از دفتر کار اعضای تیم کدامند؟
- چه کسی در تیم توسعه به عنوان مسئول اصلی برقراری ارتباط با مشتری عمل می‌کند؟
- چند ساعت در هفته برای حمایت از این پروژه در دسترس خواهد بود؟
5. رویکرد توسعه پروژه
رویکرد توسعه‌ای که تیم شما دنبال می‌کند باید حداکثر در جلسه شروع پروژه مشخص شود، اما اگر زودتر تعیین شود بهتر است. اگر تیم شما رویکرد توسعه‌ای را انتخاب نکرده است، این سؤالات را (در صورت لزوم) برای دستور کار شروع مدیریت پروژه اضافه کنید:
- برای توسعه محصولات نهایی از چه روشی استفاده خواهید کرد؟ (به عنوان مثال روش چابک و تولید انبوه یا خطی)
- اینکه الزاماتی برای ارائه محصول برای هر دوره یا واحد چیست؟ این الزمات شامل ارزیابی‌ها هم می‌شود.
- آیا برای تحویل محصول نهایی یک نمونه اولیه برای بررسی مناسب بودن ظاهر، محتوا، عملکرد و سایر موارد ضروری، قبل از تکمیل محصول نیاز است؟
- از چه الگوهایی برای تولید محصولات ارائه شده استفاده می‌شود؟
- آیا از راهنمای سبک خاصی برای این پروژه استفاده خواهد شد؟
- آیا تمام سیستم‌های مورد نیاز در طول توسعه پروژه ثابت و در دسترس خواهند بود؟
- منبع تصاویر صفحه وب سایت، محتوای صوتی یا چند رسانهای از چه طریق خواهد بود؟
- چند روز برای هر بررسی SME نیاز است؟
6. پشتیبانی از پیاده سازی
زودتر از موعد، شما باید نیازهای پشتیبانی از طرف ذینفعان را تعیین کنید – به خصوص اگر پروژه شما تحت تأثیر جدول زمانی خاصی است.
در اینجا چند سؤال برای بررسی این بخش از فرآیند مدیریت پروژه وجود دارد:
- چه نوع پشتیبانی برای مشتریان و کاربران مورد نیاز است؟ این پشتیبانی چه موقع، کجا (به صورت حضوری یا مجازی) و توسط چه کسی انجام خواهد شد؟
- آیا قبل از شروع پشتیبانی از مخاطبان، افراد باید آموزش ببینند و بازنگری‌های لازم را انجام شود؟
- · آیا یک متخصص فناوری اطلاعات برای کمک به آزمایش و اجرا در دسترس است؟
- از بهترین سرویس های مدیریت پروژه ماننده سرویس Mattermost و سرویس odoo استفاده کنید
7. بررسی و ارزیابی
تعریف به موقع موارد بررسی و ارزیابی به اعضای تیم شما کمک می‌کند تا در مسیر اصلی خود قرار بگیرد زیرا یک راه حل ایجاد می‌کند که به شما کمک می‌کند تا شکاف‌های تعریف شده در مرحله تجزیه و تحلیل مدیریت پروژه را برطرف کنید.
در ابتدای پروژه خود برای مدیریت پروژه این سؤالات را در نظر بگیرید:
- به چه سطوحی از ارزیابی نیاز است؟ (به عنوان مثال نظرسنجی‌های پایان دوره، آزمونها، ارزیابی عملکرد، ارزیابی بازده انتظار)
- در صورت استفاده از آزمون، برای هر آزمون چند سؤال ارزیابی لازم است؟
- چه کسی ارزیابی‌ها را توسعه می‌دهد؟
- ارزیابی‌ها چگونه انجام می‌شود؟
